Hvis der er medarbejdergrupper i din virksomhed, hvor medarbejderne ikke har egne e-mailadresser, har du som GAIS Premium-abonnement mulighed for at gennemføre virksomhedsmålingen alligevel. Det sker via en "manuel indsamling".

OBS: Vær opmærksom på, at dette er en GAIS Premium-feature, som vi hjælper jer med at opsætte. 

OBS: I bunden af artiklen, kan du downloade en brugervejledning til den enkelte deltager i kiosk-målingen.

Baggrunden for KIOSK-løsningen

GAIS bygger i princippet på, at man indsamler svar fra medarbejderne via deres individuelle e-mailadresser. Men det er ikke alle, der har en arbejdsmail og heller ikke alle, der vil have mails sendt til deres privatmails. Det vil vi heller ikke tvinge nogen til og derfor har vi har udviklet en løsning, så du kan lave en virksomhedsmåling, selvom medarbejdere ikke har deres egen mailadresse.

Det sker ved, at medarbejderne en ad gangen besvarer GAIS-undersøgelsen via en computer, der er opstillet til anledningen. Du kan lave en kombineret løsning, hvor data fra nogle medarbejdergrupper indsamles via importeret datafil, mens data fra andre medarbejdergrupper indhentes via manuel indsamling.

1. Sådan gennemføres en virksomhedsmåling med kombination af importeret datafil og manuel indsamling

Din måling oprettes langt hen ad vejen som en almindelig virksomhedsmåling. I listen nedenfor kan du se, på hvilke trin i opsætning af målingen, din måling adskiller sig.

Du skal starte med at :

• oprette en virksomhedsprofil
• vælge målings-og frekvenstype
• udfylde nogle detaljer om målingen

Nu kommer du til at invitere deltagere til din måling, og her er processen for din måling en anden.

Invitér deltagere, der har egen mailadresse

For de medarbejdergrupper, der har egen mailadresse, foregår invitation af deltagere på samme måde som ved en normal virksomhedsmåling. Sådan inviterer du deltagere til virksomhedsmålingen.

Når du har uploadet din datafil eller indtastet mailadresserne, trykker du på Indstil senere. Det betyder, at du på et senere tidspunkt vender tilbage og definerer filtre. 

Sæt målingen op til også at håndtere deltagere, der ikke har egen e-mail

Nu skal du sætte målingen op til OGSÅ at håndtere indsamling af data fra medarbejdere, der ikke har egen email.  Du aktiverer funktionen ved at trykke på boksen Deltagere uden email-adresse. 

Du præsenteres for en boks, der forklarer, hvordan I indsamler besvarelser fra medarbejdere, der ikke har deres egen mailadresse. Slå Manuel indsamling er aktiveret til ved at swipe den grønne knap til højre. 

Tilføj filtre til din måling

Nu skal du tilføje filtre til din måling. Du kommer til en oversigt over dine filtre. Filtre består af to typer: Dine egne filtre og Obligatoriske filtre.

Obligatoriske filtre

Obligatoriske filtre er data, som GAIS altid indsamler - både fra dem med og uden egen mailadresse. Du kan her angive, om data skal hentes fra din datafil, eller om hver deltager skal spørges. Du kan også lave en kombination, hvor du henter data fra datafilen fra de medarbejdere, der optræder dér og spørger de deltagere, der ikke optræder i datafilen. Fordelen ved at hente oplysninger fra datafilen, hvor det er muligt, er, at det bliver mere enkelt for deltagerne at besvare målingen.

Sådan gør du: Hvis du sætter flueben ved, at oplysninger skal hentes fra datafil, markerer GAIS automatisk, hvilken kolonne i datafilen oplysningerne skal hentes fra. Hvis der ikke er information i din datafil (hvilket der ikke er for deltagerne uden egen emailadresse), bliver deltageren spurgt og skal vælge mellem GAIS standardsvarmuligheder.

Hvis du sætter flueben i Brugeren spørges, bliver alle deltagere spurgt om fx alder på baggrund af GAIS standardsvarmuligheder.  

Dine egne filtre

Egne filtre er baggrundsdata, som du selv kan vælge at indsamle. Du kan vælge, om data skal hentes fra din datafil, eller om hver deltager skal spørges. Du kan også lave en kombination, hvor du henter data fra datafilen fra de medarbejdere, der optræder dér og spørger de deltagere, der ikke optræder i datafilen. 

Sådan gør du: Det foregår på samme måde som under Obligatoriske filtre. Hvis du vælger at sætte flueben ved Brugeren spørges, skal du huske at tilføje de svarmuligheder, brugeren skal kunne vælge imellem. 

Tilføj filtre manuelt

Du har også mulighed for at tilføje et eget filter, som ikke kommer fra datafilen. Det kan fx være, at du gerne vil kunne filtrere data i forhold til, om medarbejderne har været til 1:1-samtale med deres nærmeste leder det seneste halve år. De data har du ikke i datafilen, og derfor vælger du, at brugeren skal spørges, og du definerer de svarkategorier, som brugeren skal præsenteres for.

Når du har tilføjet spørgsmålet, figurerer det i oversigten over dine egne filtre.

Organisation - tilføj nærmeste leder

Opsæt resten af målingen

Inden du sætter gang i indsamling af besvarelser, skal du opsætte resten af målingen. Du skal altså:

• tage stilling til, om du vil indsamle fritekstkommentarer og tillade dialog om kommentarerne
• tage stilling til, om du vil tilføje egne spørgsmål til målingen 

Indsaml besvarelser fra deltagerne

Nu skal du til at indsamle besvarelser fra medarbejderne. Det gør du på to forskellige måder:

1. Deltagere med mailadresser: Disse medarbejdere, der optræder i din datafil, inviteres ved at trykke på Send invitationer.

Læs her, hvordan invitationen ser ud for medarbejderne.

 2. Deltagere uden e-mailadresser:  Her skal du bruge det link, du blev præsenteret for, da du slog Manuel indsamling er aktiveret til. 

Sådan gør du: Du kopierer linket og åbner det på en computer eller en tablet, som er opstillet til indsamling af besvarelser. Det kan for eksempel være i en kantine eller personalerum. Computer/tablet skal stå et sted, hvor den er tilgængelig for medarbejderne. Vi anbefaler, at man laver konkrete aftaler med medarbejderne om bestemte tidsrum, hvor de møder fysisk op og afgiver deres besvarelse.

Selve indsamling af besvarelser foregår nu ved, at medarbejderne en ad gangen tilgår computeren/tabletten og udfylder en GAIS-måling. Når en medarbejder er færdig med at udfylde sin måling, afslutter vedkommende, og siden er klar til, at den næste medarbejder kan besvare. 

VIGTIGT: Det er meget vigtigt, at linket IKKE rundsendes eller deles, da der kan oprettes et uendeligt antal brugere og besvarelser!

Når linkes åbnes, kommer dette skærmbillede frem. Målingen er klar til den første deltager: 

Nu skal deltageren først svaret på de ekstra spørgsmål, du har tilføjet. Hvis du ikke har lavet ekstra spørgsmål, ryger deltageren direkte til GAIS-målingens 38 spørgsmål. Læs mere her.

Når en deltager er færdig med sin besvarelse, skal vedkommende tage stilling til, om han/hun kun vil se sin personlige rapport nu eller også have mulighed for at få den tilsendt på en e-mailadresse for også at kunne se den senere. Da medarbejderen jo ikke har en firmamailadresse, kan rapporten fx blive sendt til en privat e-mailadresse.

Når tallene er beregnet, modtager deltageren sin personlige rapport. Hvis deltageren tidligere har valgt ikke at få sin rapport tilsendt på en e-mail, kan det valg ændres. Hvis deltageren alligevel gerne vil kunne gemme sin rapport, kan han/hun trykke på Send rapport i øverste, højre hjørne og derefter udfylde med navn og e-mail.

Når rapporten er læst og måske sendt til e-mailadresse, trykker deltageren på Luk rapport, og terminalen er klar til den næste deltager. 

Hold styr på indsamlingsprocessen