Opret din Organisation

Opret din Organisation i GAIS. Det gør det nemmere at have overblikket - ikke mindst næste gang, du skal lave en måling.  

Bemærk at flere features i denne guide er forbeholdt Pro- og Premium abonnenter. Støder du på noget, du ikke har adgang til, så kontakt os evt. for at høre mere om vores abonnementer.

Find menupunktet "Organisation"

Det første, du skal gøre, er at finde menupunktet "Organisation" øverst på din skærm. Er du Premium, Pro eller tidligere Plus-kunde, vil "Organisation" være at finde efter "Målinger". Kan du ikke se menupunktet "Organisation", skal du tage fat i din GAIS kontaktperson.

Nu kommer du ind, hvor du kan oprette din organisation. Når du gør det, skal du have din datafil klar. Er du i tvivl om, hvordan du laver den gode datafil, kan du læse mere i denne guide.

Vi anbefaler, at du tager en god snak med den GAIS Customer Success Specialist, du normalt taler med. Få talt om, hvad I bør inkludere i jeres datafil, så I er fremtidssikret..
Det kan også være en mulighed at integrere med jeres HR-system. Kontakt os for at høre mere om mulighederne.

Opret organisation

Når datafilen er gennemtjekket og klar, skal den uploades. Du kan enten klikke "Opret din organisation" eller trække din fil over i det grønne felt:

OBS: Har du uploadet den forkerte fil, kan du altid starte forfra:

Har du ledere, som du ønsker at tilføje, men som ikke er en del af din datafil, kan du også tilføje dem her:

Du skal skrive både mail og navn.

Når du har uploadet din fil, og den er helt korrekt, skal du tilkoble de forskellige informationer i filen til din organisation i GAIS. Det gør du ved at følge trinnene, som vist på skærmen:

Tjek det korrekte antal deltagere

Når du har uploadet den rigtige fil, vil du først se, at GAIS allerede har fundet informationer i filen.
I filen, der er brugt her, er der 49 personer. Du kan se, at der er fundet 49 navne og 49 e-mails:

Hvis du klikker INFO, kan du se, hvilke navne og hvilke e-mails, der er koblet til målingen:

Hvis alt ser rigtigt ud, kan du klikke "Næste".

Ledere

Nu skal du svare på, om du har en kolonne i din datafil, der angiver, hvem medarbejdernes nærmeste leder er. Ved at angive lederne i organisationen, bliver flere muligheder tilgængelige - bl.a. muligheden for (anonym) dialog mellem nærmeste leder og medarbejder. Hvis du svarer ja, skal du vælge, hvad kolonnen hedder, så GAIS kan koble de to ting:

Når du har gjort det, kan du se, hvilke ledere der optræder i datafilen. Hvis en eller flere ledere ikke optræder med mail i datafilen, kan du tilføje mailadresser manuelt her. Ofte vil fx CEO ikke selv deltage i målingen og derfor ikke optræde med mailadresse i datafilen. 

Du kan også se, hvor mange medarbejdere, den enkelte leder er leder for, og du kan klikke på  INFO, hvis du vil se, hvilke medarbejdere det drejer sig om:

Afdelinger og teams

Ved næste trin "Afdelinger og teams", skal du svare på, om der i din datafil er information om, hvilken afdeling eller hvilket team, medarbejderen er en del af. Hvis svaret er ja, skal du vælge, hvilken kolonne det drejer sig om:

Og ligesom du kunne under "Ledere", kan du nu se, hvilke teams der er tale om og hvor mange personer, der er i hvert team/afdeling. Under INFO kan du se, hvem der er en del af de enkelte teams/afdelinger:

Der oprettes prædefinerede dataudsnit på baggrund af de afdelinger og teams, du har valgt i din opsætning. 

Du kan altid tilføje flere dataudsnit, der vil være knyttet til selve virksomhedsprofilen. 

Distribution

Hvis du har medarbejdere, der ikke har en mail, kan de besvare målingen via kodeløsning. Du skal derfor have en kolonne til "distribution" - i den kolonne skriver du enten "code" eller "mail", alt afhængig af hvordan hver medarbejder skal svare. Det er vigtigt at det er stavet præcis sådan.

Du kan læse mere om brug af kodeløsningen i denne guide: Udsend måling med brug af kodeløsningen

Når du har mappet din distributionskolonne, kan du se, hvor mange der skal besvare med mail og med kode.

Sprog

Det er en rigtig god idé at have en kolonne med sprog med i din datafil. Er sprog ikke defineret, vil alle automatiserede mails komme ud på engelsk, da det er det officielle platformssprog. Så selv hvis alle i virksomheden taler dansk, anbefaler vi stadig at I har en sprogkolonne i datafilen. Det giver dig mulighed for at udsende invitationer til målinger på medarbejdernes foretrukne sprog, hvis de eksisterer som sprog i GAIS. 

Filtre

Nu skal du i gang med til tilkoble filtre:

Auto-oprettede filtre:  Hvis du har valgt at anvende "Ledere" og "Afdelinger og Teams", er disse allerede autooprettet som filtre.

Obligatoriske filtre: Obligatoriske filtre er data, som GAIS altid indsamler. Du kan her angive, om data skal hentes fra din datafil, eller om hver deltager skal spørges. Fordelen ved at hente oplysninger fra datafilen er, at det bliver mere enkelt for deltagerne at besvare målingen. Hvis du angiver, at oplysningerne skal hentes fra datafilen, skal du i kolonnen til højre markere, hvilken kolonne i datafilen oplysningerne skal hentes fra. 

Øvrige filtre: Dine øvrige filtre er nogle, du selv tilføjer. Her kan du angive, om du vil hente data fra din datafil eller har fortrudt og ikke ønsker at anvende filteret alligevel. Har man fortrudt og ønsker ikke at bruge filteret alligevel, vælger man "Anvend ikke".

Godkend din Organisation

På sidste trin kan du se al den info, der er tilknyttet din Organisation. Hvis alt ser rigtigt ud, klikker du "Godkend og opret organisation" i nederste højre hjørne. 

Hvis der er noget der skal rettes, kan du altid gå tilbage. Og vil du starte helt forfra, kan du altid klikke på det første punkt "Intro" og uploade en helt ny fil.

Overblik over din Organisation

Når du er færdig, får du et overblik over din organisation og hvad den indeholder:

Hvis du gerne vil se nærmere på, hvad din organisation indeholder, kan du finde mere info under hvert menupunkt:

Og i højre hjørne kan du se, hvornår din organisation sidst er opdateret:

Sker der ændringer i organisationen, kan du altid vælge at opdatere den med en ny datafil. Du kan downloade info om organisationen eller vælge at tilkoble jeres HR-system. Det er også her, du sletter din organisation: