4. Tips og tricks til arbejdet med datafilen

Når du arbejder med GAIS-platformen, er det afgørende, at din datafil er korrekt og velstruktureret. Platformen analyserer nøjagtigt det, du giver den – og derfor vil fejl eller uoverensstemmelser i filen hurtigt kunne aflæses i rapporterne.

Som Premium/Enterprise-kunde får du hjælp til kvalitetssikring fra en GAIS-specialist, men det er stadig vigtigt, at du sender en fil, der er ryddelig og gennemgået. Jo bedre kvalitet dine data har, desto stærkere bliver dit udgangspunkt for indsigt og handling.

Hvad skal din datafil indeholde?

Det er vigtigt, at din datafil indeholder de rigtige kolonner med informationer om den enkelte deltager. Læs vores guide til at lave en datafil med de rigtige informationer. 

Tjekliste til at undgå fejl i datafilen

GAIS Platformen læner sig fuldstændig op ad den data, en administrator uploader via datafilen. Derfor er helt afgørende, at data kvalitetssikres og gennemses for fejl, inden den uploades til platformen.

Brug nedenstående tjekliste for at undgå dumme fejl og uoverensstemmelser i datafilen - noget, der senere vil skabe problemer.

✅ Format

• Gem filen som CSV (kommasepareret)

• Opret en ny og dateret version, når du laver rettelser i filen

• Undgå formatering, formler og farver – kun rå data

• Fold alle skjulte kolonner og rækker ud

• Fjern personfølsomme oplysninger (CPR-nr., lønoplysninger, mm.)

• Slet kolonner, I ikke skal bruge
  
  

✅ Ensart navne og værdier

• Brug samme stavemåde hele vejen igennem datafilen:

  • Fx skriv ikke “Anders A. Hansen” i navnekolonnen og “Anders Anker Hansen” i kolonnen med nærmeste leder. Det vil platformen opleve som to forskellige personer

• Brug samme stavemåde fra måling til måling:

  • Skriv navne, afdelinger, stillingsbetegnelser mm på præcis samme måde, når du opdaterer datafilen forud for en ny måling. Ellers vil du ikke kunne sammenligne data. 

• Hold kønsbetegnelser, titler og afdelingsnavne ensartede

  • Fx “Kvinde” hele vejen – ikke “kvinde”, “K” eller “Dame”
    
    

✅ Brug samme datoformater

• Brug datoformatet: dd-mm-åååå hele vejen igennem

✅ Undgå fejl og rod

• Fjern ekstra mellemrum før/efter navne og værdier

• Vær opmærksom på ensartethed i store/små bogstaver og stavefejl

• Brug konsekvent notation for manglende data, fx N/A – ikke “NA” eller “n / a"
  
  

Excel tips og tricks til at undgå fejl

Hvis dine Excel-kompetencer er lidt rustne, finder du nedenfor nogle simple råd. På internettet kan du også finde mange tutorials til Excel-værktøjet. 

1. Forskellige stavemåder og slåfejl

GAIS-platformen læser indholdet i datafilen præcis, som det står angivet i datafilen, med meget få undtagelser. Derfor vil uens stavemåde, begyndelsesbogstaver, slåfejl osv. resultere i at platformen ser det som forskellige værdier.

I nedenstående eksempel er der i virkeligheden 3 afdelinger (’Blå Stue’, ’Grøn Stue’ og ’Gul Stue’) og 3 ledere (’Bestyrelsen’, ’Person1’ og ’Person2’).

Men pga. sjusk i stavemåde vil platformen læse det som 5 forskellige afdelinger (Blå Stue, Grøn Stue, Blå stue, Gul Stue og blå stue) og 6 ledere (Bestyrelsen, Person1, person1, Person2, Persson2 og Person 2).

Du kan bruge to tricks til at tjekke for sådanne fejl:

a) Tabelfiltrering

Ved at markere al data i filen og trykke ”CTRL + L” konverterer du området til en ’Tabel’, hvilket giver adgang til flere værktøjer. I en tabel vises en pil ud for kolonnenavnet, og ved at folde den ud vises en oversigt over alle unikke værdier i kolonnen. I ovenstående eksempel vil du fx kunne se, at der er lidt for mange ledere i ’Nærmeste leder’-kolonnen.

Herefter kan du fx vælge at filtrere alle de forkerte stavemåder frem og rette dem.

b) Søg og erstat

Tabelfiltreringen vil som udgangspunkt se bort fra stort/småt begyndelsesbogstav (i eksemplet vises ’person1’ ikke i listen over unikke værdier. Disse fejl skal du derfor finde ved ’Søg og erstat’. 

Det gøres nemmest ved at vælge kolonnen du vil søge i og derefter trykke ”CTRL + B”. Her vælges underfanen ’Erstat’.

I ’Søg efter’ skrives den værdi der skal rettes (her er store/små bogstaver underordnede) og i ’Erstat med’ skrives den værdi der skal stå i den endelige datafil (med de rigtige hhv. store/små bogstaver. 

Ved at trykke på ’Find alle’ kan ses en oversigt over alle værdier, og på ’Erstat alle’ overskrives alle fundne værdier med det, der står i ’Erstat med’. 

OBS: det er vigtigt, at en kolonne er markeret forinden, da den ellers vil søge og erstatte i hele arket – hvilket kan medføre uønskede rettelser. Tilsvarende er det vigtigt at søge efter den fulde værdi, da den kun erstatter den søgte tekst og ikke hele værdien i cellen. Søges fx efter ’Blå’ og erstattes med ’Blå Stue’ vil der i stedet stå ’Blå Blå Stue’ i disse celler.