5. Tjekliste til datafilen

Når du arbejder med GAIS-platformen, er det afgørende, at din datafil er korrekt og velstruktureret. Platformen analyserer nøjagtigt det, du giver den – og derfor vil fejl eller uoverensstemmelser i filen hurtigt kunne aflæses i rapporterne.

Som Premium-kunde får du hjælp til kvalitetssikring fra din GAIS-specialist, men det er stadig vigtigt, at du sender en fil, der er ryddelig og gennemgået. Jo bedre kvalitet dine data har, desto stærkere bliver dit udgangspunkt for indsigt og handling.

Brug denne tjekliste, før du sender din datafil:

✅ Format

• Gem filen som CSV (kommasepareret)

• Undgå formatering, formler og farver – kun rå data

• Ryd op i filen

• Fold alle skjulte kolonner og rækker ud

• Fjern personfølsomme oplysninger (CPR-nr., private mailadresser, mm.)

• Slet kolonner, I ikke skal bruge
  
  

✅ Ensret navne og værdier

• Brug samme stavemåde hele vejen igennem

  • Fx skriv altid “Anders A. Hansen” – ikke “Anders A Hansen” eller “Anders Anker Hansen”

• Hold kønsbetegnelser, titler og afdelingsnavne ensartede

  • Fx “Kvinde” hele vejen – ikke “kvinde”, “K” eller “Dame”
    
    

✅ Undgå fejl og rod

• Fjern ekstra mellemrum før/efter navne og værdier

• Vær opmærksom på store/små bogstaver og stavefejl

• Brug konsekvent notation for manglende data, fx N/A – ikke “NA” eller “n / a"
  
  

Når platformen læner sig fuldstændig op ad den data,  en administrator uploader via en datafil, er det helt afgørende, at denne data kvalitetssikres og gennemses for fejl, inden den uploades til platformen.

Herunder er oplistet eksempler på fejl, og hvordan du kan tjekke for, og udbedre, disse fejl.

Forskellige stavemåder og slåfejl

GAIS-platformen læser indholdet i datafilen præcis, som det står angivet i datafilen, med meget få undtagelser. Derfor vil uens stavemåde, begyndelsesbogstaver, slåfejl osv. resultere i at platformen ser det som forskellige værdier.

I nedenstående, hvor der i virkeligheden er 3 afdelinger (’Blå Stue’, ’Grøn Stue’ og ’Gul Stue’) og 3 ledere (’Bestyrelsen’, ’Person1’ og ’Person2’) vil platformen læse det som 5 forskellige afdelinger (Blå Stue, Grøn Stue, Blå stue, Gul Stue og blå stue) og 6 ledere (Bestyrelsen, Person1, person1, Person2, Persson2 og Person 2).

Du kan bruge to tricks til at tjekke for sådanne:

a) Tabelfiltrering

Ved at markere al data i filen og trykke ”CTRL + L” konverterer du området til en ’Tabel’, hvilket giver adgang til flere værktøjer. I en tabel vises en pil ud for kolonnenavnet, og ved at folde den ud vises en oversigt over alle unikke værdier i kolonnen. I ovenstående eksempel vil du fx kunne se, at der er lidt for mange ledere i ’Nærmeste leder’-kolonnen.

Herefter kan du fx vælge at filtrere alle de forkerte stavemåder frem og rette dem.

b) Søg og erstat

Tabelfiltreringen vil som udgangspunkt se bort fra stort/småt begyndelsesbogstav (i eksemplet vises ’person1’ ikke i listen over unikke værdier. Disse fejl skal du derfor finde ved en ’Søg og erstat’. 

Det gøres nemmest ved at vælge kolonnen du vil søge i og derefter trykke ”CTRL + B”. Her vælges underfanen ’Erstat’.

I ’Søg efter’ skrives den værdi der skal rettes (her er store/små bogstaver underordnede) og i ’Erstat med’ skrives den værdi der skal stå i den endelige datafil (med de rigtige hhv. store/små bogstaver. 

Ved at trykke på ’Find alle’ kan ses en oversigt over alle værdier, og på ’Erstat alle’ overskrives alle fundne værdier med det, der står i ’Erstat med’. 

OBS: det er vigtigt, at en kolonne er markeret forinden, da den ellers vil søge og erstatte i hele arket – hvilket kan medføre uønskede rettelser. Tilsvarende er det vigtigt at søge efter den fulde værdi, da den kun erstatter den søgte tekst og ikke hele værdien i cellen. Søges fx efter ’Blå’ og erstattes med ’Blå Stue’ vil der i stedet stå ’Blå Blå Stue’ i disse celler.

Ledere stavet inkonsistent

Hvis I har en kolonne med "nærmeste leder", kan der opstår en fejl, hvis lederens navn er skrevet på en måde (fx med mellemnavn) i navne-kolonnen og et andet navn i ’Nærmeste leder’-kolonnen. I disse tilfælde vil platformen ikke kunne genkende,  at det er den samme person. 

Det er derfor meget vigtigt, at der er sammenfald i stavemåde mellem de to kolonner. 

Ekstra mellemrum

Dataformater

Datoer i stedet for intervaller

Samling af kolonner

Opsplitning af kolonner

OBS: Gennemgå tjekliste til datafilen og undgå dumme fejl

Download vores tjekliste til den gode datafil her