Lav den gode datafil inkl. downloads af datafilsskabeloner

1. Hvad er en datafil, og hvordan fungerer den?

Datafilen er et særdeles vigtig for en vellykket jeres GAIS-måling. Det er derfor godt givet ud at gøre sig nogle overvejelser inden udarbejdelse af filen - og at arbejde grundigt og systematisk med opbygningen af den.

Uanset om du bruger organisation eller ikke, tager målinger udgangspunkt i en datafil for at få medarbejderdata ind på GAIS-platformen. Datafilen indeholder alle relevante deltageroplysninger, der senere skal kunne laves selvstændige rapporter, eller filtreres, på baggrund af.

OBS: Download af skabelon til datafil for henholdsvis GAIS Pro og Premium/Enterprise findes nederst i artiklen

Når filen uploades på platformen, vil oplysningerne blive indlæst i systemet som de fremgår af datafilen, og deltagerne vil blive oprettet på baggrund af deres mailadresse, med de tilknyttede oplysninger. En datafil vil bestå af et antal rækker, hvor hver medarbejder har ’sin egen’ række og et antal kolonner (med unikke navne), svarende til de forskellige oplysninger, der skal ind i systemet, som vist herunder:

Hver person bliver herefter oprettet med de oplysninger, der fremgår ud for deres mailadresse:

Sådan fungerer filtrering og udsnit

Vælger man i eksemplet at filtrere på baggrund for yndlingsfrugt: ”Æble” vil man se de samlede besvarelser for personer med ’Æble’ som yndlingsfrugt. I eksemplet er det: Testperson2@gais.dk, Testperson3@gais.dk, Testperson6@gais.dk, Testperson7@gais.dk og Testperson8@gais.dk.

Dataudsnit er delmængder af en måling, eksempelvis en afdeling eller deltagere i en bestemt aldersgruppe. Det er en fordel at lave udsnitsrapporter, når I vil dele noget af en rapport med andre, men ikke ønsker at give adgang til hele rapporten. Udsnit kan laves på baggrund af et enkelt filter eller ved at kombinere flere filtre (fx funktion og lokation).

Deltageroplysninger kan ikke rettes på bagkant

Når en deltager besvarer en måling, vil deres besvarelse blive gemt med disse oplysninger. Der kan som følge heraf ikke på bagkant ændres deltageroplysninger, hvis deltageren allerede har svaret. Det er derfor afgørende, at datafilen indeholder alle relevante oplysninger og at disse er korrekte når målingen sættes i gang. Er der oplysninger administrator ikke har, anbefales det, at kolonnen fortsat medtages i datafilen, men at ’Spørg medarbejder’ vælges i opsætningen.

2. Hvem skal med i datafilen?

Se vores anbefalinger til, hvem der skal deltage og ikke deltage i målingen.

3. Hvilke oplysninger skal med i datafilen?

Nedenfor er et overblik over obligatoriske og anbefalede oplysninger til datafilen. Jo større organisationen er, jo flere af de anbefalede oplysninger vil man typisk have med. 

Vær opmærksom på følgende: 

Ikke for få: Overvej hvilke baggrundsdata I har brug for. I kan ikke undermålingen tilføje kolonner med data, så tænk grundigt over på forhånd, hvad I får brug for senere. 

Ikke for mange: Man kan få for mange baggrundsdata. Overvej, hvad der er relevant for jer. Det er vigtigt ikke at lægge fortrolige baggrundsdata ind i datafilen, hvis dataudsnit skal deles med andre. 

Svarkategorier med mindst fem deltagere: Vær opmærksom på, at GAIS har en anonymitetsgrænse på fem. Det betyder, at der skal være mindst fem besvarelser i en filtrering og et dataudsnit for at kunne danne en rapport. Svarkategorierne under hver kolonne skal altså gerne indeholde mindst fem deltagere hver. 

4. Tjekliste: Sådan kvalitetssikrer du datafilen?

Gennemgå vores tjekliste til at undgå fejl - og få tips og tricks til, hvordan du finder og retter fejlene.

5. Skabeloner til datafil

Vedhæftet finder du skabeloner til datafil til:

• GAIS Pro (dansk og engelsk)
• GAIS Premium/Enterprise (dansk og engelsk)